Każdy błąd podczas kompletacji jest w jakimś stopniu kosztowny. Jeśli zostanie pobranych więcej pozycji niż zostało zamówionych, to zapewne klient będzie zadowolony z darmowych dodatków, ale obniży to zyski magazynu i zakłamie informacje o posiadanych zapasach.
Podobnie, jeśli pobranych zostanie zbyt mało pozycji lub pobrane zostaną pozycje niewłaściwie, nie tylko zostajesz z niezadowolonymi klientami, ale musisz poświęcić czas na wymianę zamówienia. Być może będziesz musiał również zaoferować dodatkowe upusty klientowi i przeprowadzić dodatkową inwentaryzację magazynu dla określenia faktycznego stanu zapasów.
Oczywiście wszystkie systemy, w których występuje interwencja człowieka, mogą podlegać błędom ludzkim. Przy najlepszej woli, praktycznie niemożliwe jest osiągnięcie 100% dokładności w 100% przypadków.
Jednak zmniejszając poziom błędu ludzkiego z pewnością dostrzeżesz korzyści w zakresie rentowności i lepszej obsługi klienta.
Jak więc możesz zmniejszyć poziom błędów kompletacji w magazynie?
Krok pierwszy: Rejestruj błędy
Weryfikuj i rejestruj wszelkie popełnione błędy i zapisuj, gdzie się pojawiają. Możesz sporządzić wykres liczby błędów, określić procent błędów, jak również odnieść je do informacji o tym, gdzie, kiedy i na jakim etapie występują w Twoim magazynie.
Uzbrojony w te informacje, możesz zidentyfikować wzorzec i podjąć działania naprawcze. Na przykład niektórzy członkowie Twojego zespołu mogą stale popełniać te same błędy i potrzebować dodatkowego szkolenia.
Gromadząc i analizując dane dotyczące błędów kompletacji - i robiąc to konsekwentnie, a nie doraźnie lub okazjonalnie - zrobisz doskonały pierwszy krok w kierunku zmniejszenia liczby błędów kompletacji magazynowej.
Krok drugi: pobudź zaangażowanie
Mierzenie błędów przy kompletowaniu oraz miejsca i sposobu ich występowania leży w interesie wszystkich i ważne jest, aby przekazać tę kwestię swoim pracownikom i uzyskać ich wsparcie w tym działaniu.
Podkreśl, że jako zespół pracujecie razem, aby zmniejszyć liczbę błędów. Poinformuj ich, że próbujesz wskazać konkretną przyczynę i zaoferujesz dodatkowe szkolenie osobom, które tego potrzebują, zamiast wprowadzać ogólny program szkoleń dla wszystkich.
Stwórz atmosferę zaufania, aby Twój zespół nie ukrywał błędów, ale czuł się pewnie, przyznając się do nich tak, aby można je było szybko wyeliminować.
Wysłuchaj także opinii swoich pracowników. Być może zidentyfikowali obszary w procesie, w których prawdopodobieństwo popełnienia błędów jest większe, i mają sugestie dotyczące ulepszeń, które mogą pomóc w zmniejszeniu poziomu błędów.
Krok trzeci: stwórz przyjazne środowisko pracy
Środowisko, w którym pracujemy, ma zdecydowany wpływ na nasz nastrój, a co za tym idzie, na to, jak dobrze pracujemy. Co możesz zrobić ze środowiskiem swojego magazynu, aby uczynić go przyjaznym dla pracowników?
Jeśli Twój personel ma wygodną strefę odpoczynku, toalety i cały magazyn są czyste, jeśli oświetlenie jest jasne, ale nie ostre, być może jeśli masz matę na betonowej podłodze - wszystkie te drobne zmiany będą miały wpływ na środowisko, co pomoże pracownikom czuć się bardziej zmotywowanymi. Zmotywowani ludzie popełniają mniej błędów.
Krok czwarty: zagłęb się w swoje systemy
Ile czasu minęło, odkąd uważnie przyjrzałeś się procesom w swoim magazynie krytycznym i obiektywnym okiem?
Dogłębnie analizując przebieg operacji, możesz zidentyfikować obszary, które można ulepszyć, co może przynieść korzyści we wszystkich dziedzinach, a nie tylko w zmniejszeniu liczby błędów w kompletacji.
To, że coś zawsze było robione w określony sposób, nie oznacza, że nie należy tego kwestionować i zbadać tego procesu.
Przejdź przez wszystkie etapy, spędzaj czas na hali magazynowej, zobacz dokładnie, jak działa każdy etap i - co ważne - rozmawiaj ze swoim zespołem, gdy to robisz. Ponownie, mogą mieć dobre pomysły, które można by wdrożyć.
Krok piąty: wprowadź system kontroli
Jedną z metod zmniejszenia liczby błędów jest wprowadzenie systemu kontroli, dzięki czemu wszystkie pobrane towary przechodzą przez drugi proces kontroli. Jednak dodanie tego dodatkowego etapu może spowolnić działanie i przynieść efekt przeciwny do zamierzonego; to, co zyskujesz dzięki zmniejszeniu liczby błędów podczas kompletacji, możesz stracić, dodając ten dodatkowy etap.
Alternatywą mogą być kontrole wybiórcze. Korzyści w takim przypadku są dwojakie. Po pierwsze, przynajmniej kilka błędów zostanie wychwyconych. Po drugie, jeśli zespół wie, że przeprowadzane są wyrywkowe kontrole, wszyscy powinni zachować większą czujność.
Krok szósty: zrozum, kiedy i gdzie występują błędy
Nie wszystkie błędy są popełnione jedynie w procesie kompletacji. Przyjrzyj się uważnie również etapowi przyjęć i wydań wysyłek. Może się zdarzyć, że części błędów nie można przypisać etapowi kompletacji, więc zbadaj każdy etap, od przyjęcia towaru do jego wydania.
Krok siódmy: odpowiednio wyposaż magazyn
Jak dotąd rozmawialiśmy o błędach, które można przypisać ludziom i procesom. A co ze sprzętem, którego używasz w swoim magazynie i samym magazynem? Jeśli nie używasz odpowiedniego sprzętu dla swojej działalności – np. odpowiednio skonfigurowanych regałów paletowych i półkowych i jeśli nie zoptymalizujesz wykorzystania przestrzeni w magazynie, prawdopodobnie pojawią się błędy.
Na przykład automatyzacja pomoże zmniejszyć poziom popełnianych błędów kompletacji, po prostu dlatego, że automatyzacja usuwa element ludzki z części procesu.
Podsumowując, jest to siedem stosunkowo prostych kroków, które można podjąć, aby zmniejszyć poziom błędów kompletacji w operacjach magazynowych, co z pewnością podniesie poziom wydajności i rentowności Twojej firmy.
Jeśli chcesz porozmawiać z zespołem o rozwiązaniach magazynowych - w szczególności, jeśli chciałbyś stworzyć magazyn dedykowany dla Twoich potrzeb i wprowadzić elementy automatyzacji - skontaktuj się z nami.